word格式刷既可以复制文字格式，也可以复制段落格式。当文件中有多处相同格式时，使用word格式刷可以避免大量重复劳动，提高工作效率。
如果在word2003中编辑文档格式时，每次都是从工具栏和菜单直接应用所有格式（例如，设置标题的格式时使用“格式”工具栏上的“加粗”按钮以及“字体”和“字号”框。或者从“格式”菜单上打开“字体”和“段落”对话框。），当文件中有多处相同格式时，这种方法需要大量点击操作。这时候用到格式刷功能会轻松很多。
使用word格式刷的步骤如下所述：
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第一步，选中已经设置好格式的文字或者段落，然后点击“常用工具栏”中的“格式刷”按钮，如图一所示。
第二步，鼠标指针变成word格式刷形状后，就表示被选中文字或段落的格式已经被复制。拖动鼠标选择另一块文字或段落，则会将被复制的格式应用到这块文本或段落中，如图二所示。
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