1.选择整体意象色彩
这份报告的任务是以易于理解的方式向读者准确地传达事实。因此，这份文档要给人人以值得信赖的印象，以强调它所载数据的准确性。 从心理学的角度来说，冷色，特别是蓝色能让人产生信赖感。文档使用蓝色起到了让读者心情平和的效果。这种颜色使得读者能以冷静、理智的情绪看待报告所载信息。因此，蓝色十分适合作为此类文档的整体意象色彩。 但是，若整篇文档仅使用这一种颜色又会让读者觉得呆板和过于冷淡。为了避免产生这样的印象，我们还采用稍暖的明黄色和深绿色作为副色。这三种颜色的结合产生了一种极为平衡的效果。另外，黄、蓝、绿这三种颜色的使用还可产生色阶效果（色相沿着色轮渐进）。因此，会给读者留下和谐统一的印象。 2.在相关的项目上使用相似的色彩以打造一致的形象。 如果文档包含多个表格和图表，您就更应该充分利用色彩加强条理，让文档更易于理解。 样本文档的上部有两个表格“销售业绩[部门，10月]”和“销售业绩[部门，累计总额]”和两个对应的图表。相对应的表格和图表采用了匹配的色彩，以显示它们之间的联系。这样能够直观地告诉读者表格和图表是相互关联的。 同样的道理，在底部“市场份额”表格中，不同数据项目使用的色彩与相应的饼状图所用色彩的也是相匹配的。 3.利用色彩的心理效果 报告应该给人以可信赖感。您可以利用色彩的心理效果来传达这一印象。冷色，特别是蓝色，代表着忠诚和正直，能够产生值得信赖的感觉。所以（1）处，即文档的标题（读者首先关注的地方）使用蓝色。而标题文本使用深蓝色背景赋予整个文档统一感。
4.引导读者的视线 样本文档的标题是“月度销售报告”，所以整个报告最重要的内容位于（2）处，即位于顶部的表格“销售业绩[部门，10月]”。因此有必要将读者的视线逐步引导到这个区域。 要想将读者的视线引到表格上来，在表格的部分（上例中左侧单元格）应采用明亮的色彩。这样就会与白色的背景形成强烈的对比，从而吸引读者的注意力。 而对于页面下方的“市场份额”一表以及与它相对应的3D效果饼状图，采用了黄色来突出公司的份额。亮黄色十分醒目，可吸引读者注意。 5.细微改变，让文档更易于理解 位于页面中心的“部门销售额变化图”（即（3）所指位置）的绘图区域背景色为白色。但实际上Excel绘图区域的默认背景色是灰色。因为这个图表面积很大，如果绘图区域采用灰色会使整个文档看上去显得太暗了。所以采用了白色给读者更深刻的印象。
另外，因为暖色更容易吸引视线，所以被用来绘制数据线。注意这一要点能在为文档添加色彩时保持整体的整洁感。 6.清晰度 文档的标题和上部表格的名称均采用白色文本。这样可以增强这些部分文字的清晰度。也就是说，在深色背景上使用亮色文本可增加清晰度。
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7.限制应用色彩的数量 为传达文档整体和谐统一的意象，应避免使用太多不同的色彩。因为使用太多的色彩会模糊文档的重点，混淆读者的注意。
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