由于看到负责考勤汇总统计工作的老师用Excel制作考勤汇总报表，笔者想到用Excel做一个完全自动化的考勤记录和统计系统，让这位老师从繁重的手工操作中解脱出来。...
上海中学国际部是上海市著名的几所国际学校之一，现有学生1200多人。由于学校完全采取学生“走班制”教学，学生出勤情况的报告与统计工作难度极大。虽然每个班主任和任课老师都参与考勤信息的收集，但考勤信息的汇总和统计仍很烦琐。 由于看到负责考勤汇总统计工作的老师用Excel制作考勤汇总报表，笔者想到用Excel做一个完全自动化的考勤记录和统计系统，让这位老师从繁重的手工操作中解脱出来。 在与负责考勤的老师进行多次沟通后，笔者列出了该考勤系统必备的功能： 1.可以通过输入学号、班级或姓名检索到学生并输入考勤信息，也可以通过姓名的模糊查询检索到学生并输入考勤信息。 2.日常考勤记录可以任意排序、筛选和修改。 3.考勤信息可自动按日期分班级汇总以便输出报表。 经过尝试，笔者用Excel 2002中的表单加Visual BASIC for Application 和数据****表相结合的方法实现了上述所有功能。
图1 总体结构这个考勤记录与统计系统由一个工作簿中的三张工作表组成，它们分别为“流水”、“汇总”和“名单”。“流水”工作表记录了所有日常考勤数据，该表还可直接用于记录查询(如图1所示)。“汇总”工作表可以按任意时间汇总出任意班的考勤信息(如图2所示)。“名单”工作表包含了所有学生的中英文姓名与学号，供在“流水”工作表中输入时调用(如图3所示)。
图2 日常数据输入 输入的考勤数据全部保存在“流水”数据表中，以流水账形式排列，所以称之为“流水”。“流水”工作表设有“日期”、“班级”、“姓名”和包含各种缺勤信息的列，这些列都设置了“自动筛选”功能以便于查询。输入的数据依次添加在最后的空行中。
图3 “流水”数据表的上方有一个[快速输入]按钮，点击此按钮可开启“考勤信息输入”窗口进行快速数据输入(如图4所示)。用此窗口进行考勤数据输入不仅方便快捷(输入者不需逐字键入学生姓名)，还可以保证输入数据的准确性(班级和姓名不能有错)。此窗口的绝大多数功能是用Visual BASIC for Application编写的。
图4 在该快速输入窗口中，“日期”由系统自动输入，学生的“学号”、“班级”和“姓名”可以各种方式组合输入。如果知道学生的完整学号，只需直接输入学号，“班级”和“姓名”会自动出现；如果知道班级，但记不清姓名，可在“班级”下拉框中选择班级，“姓名”下拉框中将包含该班学生的名单以供点选；如果只知道姓名，则可直接输入姓名，其余信息也会自动出现；如果只知道学生的部分姓名，也可在“姓名”下拉框中输入所知道的部分姓名进行模糊查询。 日常数据查询与修改 “流水”表包含了所有日常考勤记录的数据。利用Excel自有的“自动筛选”功能(在菜单项“数据→筛选”中)，不需任何代码编写，就可实现日常考勤记录的任意排序和筛选功能。用户也可以直接对“流水”表中的日常考勤数据进行修改。 数据汇总 根据日期和班级对“流水”表中的数据进行汇总是一个比较复杂的工作，好在Excel提供的数据****表可以很好地完成这项工作，而不需编写任何代码。在数据****表中，使用者可以通过表头中的下拉框选择要显示的班级、学生和日期。 经验总结
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在学校环境中，很多工作非常烦琐，许多人的想法是用Visual BASIC和C等语言编写专用软件来简化工作，但这种方式开发耗时长，软件维护困难。其实用Excel的已有功能加不多的Visual BASIC for Application代码，就可以实现我们所需的绝大多数功能。
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