利用excel高级筛选提高工作效率

我省每年都要举行两次会考，每次考试成绩发下来，负责学籍管理的老师都要逐科统计哪些学生不合格，并打印出不合格学生名单。工作看似简单，但要从几千人中一个一个查找出符合要求的数据很耗时又很枯燥。笔者在实际工作中，利用Excel强大的数据处理功能，把“高级筛选”和“条件格式”巧妙结合起来，轻松地完成了这项工作。

具体操作步骤如下：

1. 打开存有会考成绩的Excel文档（如图1），数据区域中“A”、“B”、“C”、“D”字样代表成绩档次，其中“D”为不合格。我们所要做的就是把带有“D”标记的所有的行筛选出来。

2.在数据区域下方找一块空白区域，照（如图2）的样式输入筛选条件，我们把它叫做条件区域。

3.从“数据”菜单中选择“筛选→高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框（如图3）。在这里我是这样设置的：“方式”一项选择“将筛选结果复制到其他位置”，“列表区域”输入“$A$1:$L$2019”（图1显示的数据区域），“条件区域”输入“$C$2022:$L$2032”（上一步设置的筛选条件），“复制到”文本框中不妨输入“Sheet2!$A$1”，只要保证完成后的结果不覆盖原有数据即可。

4.按下“确定”按钮后，所需要的数据就被筛选出来了（如图4）。

5.为了得到最佳效果，我们应该把除“D”以外的“A”、“B”、“C”等标记隐藏起来，利用“条件格式”，这一功能很容易实现。

在上一步得到的结果中，选中有标记的区域，执行“格式”菜单中的“条件格式”。在弹出的对话框（如图5）中将“条件1”下的几个项目分别设置为“单元格数值”、“不等于”、“="D"”；点击“格式”按钮把“颜色”设置成“白色”，这样字体颜色和单元格的背景色一致，看起来文字就被隐藏起来了。最后单击“确定”按钮，一份清晰的补考名单便赫然在目了。还不赶快试试！

总结：“高级筛选”能给我们的工作带来很大的方便，但要用好它还需注意以下几点：

1.条件区域的第一行与数据区域至少保留一行空白行，条件区域内不要留有空白行，否则筛选结果会出现错误。

2.在条件区域同一行中出现的条件，相互间是“且”的关系(即通常所说的“同时成立”)，而在不同行出现的条件，通常是“或”的关系(即通常所说的“其中之一”成立)。

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