Word样式的使用方法以论文为例讲解一篇论文动辄都是几十页甚至上百页文档，论文标书文章结构都是标题、小标题、正文内容这样，而文章正文内容不要、不要、不要直接添加格式，而格式指的是字体、段落设置这些。也就是说不要通过[开始]选项卡下命令进行直接设置
图一：不能使用的格式设置形式
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图二：论文或标书文章表现形式，标题、正文内容
正确的做法就是正文使用样式，样式：就是字体、段落、编号等一系列内容组合在一起，样式就像是套装衣服，而单独的格式就是上衣，裤子这样。
还要记住一点：正文段落使用样式后就不要再单独设置格式了，所有的格式都在样式中指定。也就是说正文段落的格式就是一个样式在控制。
第一步：先打开样式框可以使用快捷键“CTRL+ALT+SHIFT+S”，把鼠标光标先定位在任意一个段落位置，可以看到文档正文默认使用的是“正文样式”，如下图所示。
第二步：如果段落文字不是默认的正文样式，而是其它样式的话，可以把光标先定位在段落里面，然后单击[开始]—[清除格式]。
第三步：为论文正文应用“宋体小四首行缩进2字符”这样格式，那么就单独需要创建一个样式，单击样式框—“新建样式”按钮，然后弹出样式创建对话框。
第四步：在弹出对话框依次填写样式名称：“论文正文段落”、样式类型直接选择默认的段落，样式基准默认“正文”，在对话框下方进行快速格式或详细格式设置。
第五步：按第三步要求在“快速格式”位置给字号改成小四号字，然后在对话框下方选择“段落”命令后在“段落”对话框选择“特殊”下的首行，默认就是二字符，然后单击确定。
第六步：样式创建完成后，把鼠标光标定位在正文段落的任意位置，也可同时按住CTRL键选择多个段落，然后在样式快速选择框内单击创建的样式“论文正文段落”，即可把样式应用到段落里。应用样式后，样式里所带格式可以快速应用到段落里。
第七步：把文章所有正文段落都添加该样式后，以后如果再有统一格式的问题就可以直接修改样式即可。
最后需要提醒大家一点：如果碰到某些正文段落的格式使用“论文正文段落”不能满足需要时，那么就需要再次创建新的样式，如果某个段落需要改个字体或者加粗，那么就再创建个样式给其使用。
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